Règlement intérieur

L'Assemblée Générale a un caractère extraordinaire lorsqu’elle délibère sur toutes modifications des statuts ou dissolution de l’association.

Le Comité Directeur est le représentant de l’ensemble des adhérents. Ses membres ne peuvent recevoir aucune rétribution pendant toute la durée des fonctions qui leur sont confiées.

Composition :

Parmi ses membres figurent…

• Les membres du bureau
• Les représentants des activités
• Un(e) chargé(e) de la communication
• Un(e) chargé(e) des festivités
• Un(e) chargé(e) de la formation
• Un(e) chargé(e) des festivités
• Un(e) référent tourisme
• Un(e) chargé(e) des adhésions
• Un(e) correspondant des journées CODERS
• Un(e) responsable du site Internet

Réunions :

Le Comité Directeur

se réunit au moins trois fois par an, sur convocation du ou de la Président(e) à des dates et sur un ordre du jour défini par le Bureau. La présence de la moitié des membres est nécessaire pour la validité des délibérations

Chaque membre du Comité Directeur est tenu d’assister aux réunions. En cas d’indisponibilité il ou elle doit s’excuser auprès du ou de la Président(e).

Tout membre du Comité Directeur ou du bureau, absent trois fois à une réunion sans s’excuser sera exclu.

Attributions :

Elles sont déterminbées par les statuts de l'association :

• Préparation de l’Assemblée Générale
• Contrôle des comptes
• Vote du montant des cotisations
• Élaboration et approbation  du règlement intérieur
• Désignation des représentants dans les instances de la FFRS ou autres
• Création de commissions (séjours, relations publiques, festivités, etc)
• Approbation des séjours, des nouvelles activités ainsi que des différentes manifestations

Composition :

Il est composé de membres titulaires du Comité Directeur, élus à bulletin secret par le Comité Directeur.

Il comprend :

• Un(e) président(e)
• Un(e) ou plusieurs Vice-présidents(es)
• Un(e) secrétaire, un(e) secrétaire adjoint(e)
• Un(e) trésorier(ère), un(e) trésorier(ère) adjoint(e).

Rôle :

Le Bureau est chargé de mettre en œuvre la politique définie par le Comité Directeur. Il en est l'organe exécutif et agit par délégation. Il est responsable de ses actes devant le Comité Directeur.

 Il est l’organe de réflexion, d’action et de coordination. Il recherche les moyens d’améliorer l’activité et la gestion d’Olympe, il étudie les dossiers pour préparer les décisions du comité directeur. Il est autorisé à prendre toutes décisions d’urgence qui doivent être soumises ensuite  pour approbation au Comité directeur.

Fonctionnement :

Le Bureau se réunit  au minimum 6 fois par an.  

Il peut décider d’inviter un ou plusieurs conseillers techniques, chargé(e)s de mission ou toute autre personne dont la présence serait jugée utile, pour aborder un ou des sujets spécifiques à traiter. Ces personnes n’ont pas le droit de vote.

En cas d’absence du Président, les réunions sont présidées par un(e) vice-président(e), ou un membre du bureau désigné par le ou la Président(e).

En cas d’absence ou d’indisponibilité provisoire d’un membre du Bureau, son adjoint(e) le ou la remplace dans sa fonction pendant le temps de l’indisponibilité.

Le(a) Président(e) :

Élu par le Comité Directeur, il est chargé d’appliquer et de faire appliquer les décisions prises par le Comité Directeur et par le bureau.

Il assure la cohérence de l’information et de la communication en toute transparence.

Il peut déléguer une partie de ses attributions soit à des membres du bureau, soit à des membres du comité directeur.

La voix du ou de la Président(e) est prépondérante en assemblée générale, à l’occasion d’une réunion du Bureau, ou du Comité Directeur, lorsqu’un vote donne une égalité de voix.

En cas de vacance du poste de Président, les fonctions sont assurées provisoirement par un vice- président ou à défaut par un des autres  membres du bureau. Cette désignation fait l’objet d’un vote au scrutin secret par le Comité Directeur.

Les Vice-président(e)s :

• L'un(e) d'entre eux(elles) remplace le Président en son absence
• L'un(e) d'entre eux(elles) coordonne et ssure le suivi des activités sportives extérieures
• L'un(e) d'entre eux(elles) coordonne et ssure le suivi des activités sportives en salles

Le(a) trésorier(ère) :

Remplace le Président en son absence

• Un(e) coordonne et assure le suivi des activités sportives extérieures.
• Un(e) coordonne et assure le suivi des activités sportives en salle.
  

Le(a) secrétaire :

Il(Elle) est chargé(e) de toutes les formalités légales et réglementaires et veille au respect des statuts et du règlement intérieur, des décisions de l’Assemblée Générale, du Comité directeur et du bureau. Il (elle) organise toutes les réunions statutaires (convocation, rédaction et diffusion des comptes rendus)

Il(Elle) effectue les démarches administratives correspondantes (journal officiel, préfecture) et tient les registres officiels.

Il(Elle) gère la boite mail du Club

Le(a) trésorier(ère) :

Il(Elle) est, sous contrôle du Président, dépositaire et responsable des fonds de l'association.

Il(Elle) gère la trésorerie, ouvre et fait fonctionner tous les comptes bancaires.

Il(Elle) prépare le budget et veille à son application.

L’exercice comptable est fixé du 1^er septembre au 31 août.

L’assemblée générale ordinaire se tiendra dans les trois mois après la clôture de l’exercice précédent.

Les bénévoles de l’association peuvent être amené à engager des frais sur leurs propres deniers pour le compte de l’association dans le cadre d’une mission confiée par le ou la Président(e) qui lui seront remboursés sur justificatifs.

Les frais de déplacement et de repas seront remboursés selon le barème en vigueur défini par le comité directeur.

Les bénévoles qui renoncent à se faire rembourser les frais qu’ils ont engagé dans le cadre de leur activité au sein de l’association, peuvent bénéficier de la réduction d’impôts en faveur des dons (art 200 du code général des impôts), cet abandon de créance s’assimilant à un don conformément aux textes législatifs L’association dans ce cas fournira en retour un reçu fiscal.

Le montant de l’adhésion est fixé chaque année par le comité directeur et validé par l’AG.

Les renouvellements de cotisations s’effectuent à la date fixée par la FFRS. Les adhésions doivent être renouvelées avant le 30 septembre. Au-delà de cette date, les personnes n’ayant pas renouvelées leurs adhésions ne peuvent pas participer aux activités, puisque non assurés.

Pour les nouveaux (nouvelles) adhérents(es), l’adhésion prend effet au moment de leur inscription.

La licence ne peut être retirée à son titulaire que pour motif disciplinaire, dans les conditions prévues par le règlement disciplinaire ou le règlement disciplinaire particulier de lutte contre le dopage de la F.F.R.S. après que cette personne ait pu librement exposer sa défense.

Cette carte permet de pratiquer toutes les activités proposées par Olympe Retraite Sportive à partir du jour de délivrance, pendant une période de 3 mois, sauf contre-indication médicale. Elle ne permet pas de participer ni aux séjours ni aux formations. Elle est non renouvelable.

Ils(Elles) sont responsables de leur activité, veillent à la vérification des licences et au respect des règles de sécurité, ils ou elles mettent tout en œuvre pour y répondre et ne prennent pas d’initiatives qui mettent leurs adhérents en danger.

La saison des activités de l’association se déroule de septembre à fin août de l’année suivante.

Tout adhérent potentiel peut bénéficier d’une séance d’essai avant le paiement de sa cotisation sous réserve de remplir les conditions d’adhésion et de produire un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l’activité concernée.

Dans certaines activités, afin de garantir une meilleure qualité d’animation et de sécurité le nombre de participants pourra être limité.

Les animaux ne sont pas admis au cours des activités sauf cas particulier (chiens d’aveugles).

Le club peut ouvrir occasionnellement ses activités à des personnes licenciées ou non à la FFRS, et cela dans les seuls cas ci-dessous :

• pour une découverte des activités
• lors de journées promotionnelles destinées à faire connaître le mouvement de la retraite sportive

Il fait le lien entre Olympe et la FFRS pour chaque séjour. Chaque organisateur de séjour contacte le référent tourisme qui présente le projet au comité directeur pour accord. Il déclare ensuite le séjour à la FFRS pour validation puis saisit les informations et le bilan du séjour sur le site de la FFRS.

L’organisation des séjours se réfèrent au protocole des séjours votés en comité directeur. L'assurance annulation est facultative.

L’inscription sur une liste de participants à un voyage, un séjour, une festivité ou une sortie journée constitue un engagement qu’il est indispensable d’honorer.

En cas de désistement à un séjour : le protocole des séjours sera appliqué.

En cas de désistement pour une festivité, sortie journée, le remboursement se fera de façon exceptionnelle sur demande de l’adhérent et après accord du Comité Directeur ou du Bureau.

Il est en relation directe avec le responsable formation du CODERS 30. Il assure le suivi des inscriptions des stagiaires et celui de leur cursus de formation.

Les futurs animateurs :

• Tout adhérent(e) qui souhaite devenir animateur doit se manifester auprès du responsable de l’activité et du Président
• Il s’engage à suivre le cycle de formation de la FFRS
• Tout nouvel ou toute nouvelle titulaire d’un BAF (Brevet Animateur Fédéral) s’engage à assurer l’encadrement de l’activité pour laquelle il ou elle a été formé(e).
• Le(la Président(e) peut déléguer l’encadrement d’une activité à une personne ayant suivi les pré- requis PCS1 - FCB - M1 prescris par la FFRS et assisté d’un animateur confirmé
• Dans le cadre de la formation du PCS1, les frais de repas seront remboursés au stagiaire, selon le barème fixé par le Comité Directeur

Les membres du Comité Directeur ainsi que les animateurs (-trices) titulaires d’un BAF se doivent de promouvoir les  manifestations organisées par le Club Olympe.

Il(Elle) constitue un comité des fêtes qui organise les manifestations d’OLYMPE après accord du Comité directeur.

Le ou la Président(e), le ou la trésorier(e) et le ou la trésorier(e) adjoint(e) sont les seuls habilités à faire fonctionner le ou les comptes bancaires et à effectuer les opérations de trésorerie.

Les dépenses ou contrats annuels supérieurs à 500 €uros devront être autorisés par le Comité Directeur.

La responsabilité du(de la) Président(e) ne pourra être engagée pour toute activité effectuée hors cadre d’Olympe.

Toute personne a sur son image et sur l’utilisation qui en est faite un droit exclusif qui lui permet de s’opposer à sa reproduction sans autorisation expresse et écrite.

Toute personne voulant exercer ce droit devra l’indiquer sur le bulletin d’inscription, tout litige sera réglé par le Comité Directeur.

La communication externe s'adresse à l'ensemble des internautes. Elle est assurée par la partie vitrine de notre site internet (sans identification) et notre page facebook.

  Les auteurs de cette page et le contenu des articles publiés sont placés sous la responsabilité de son administrateur(rice), sous contrôle d'un membre désigné par le Comité directeur.